Berkshire Hathaway HomeServices Québec et ses courtiers, qui exercent à titre de travailleurs autonomes (ci-après « L’AGENCE » ou le « COURTIER »), sont régis par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (la « Loi »).
Les renseignements personnels sont toute information concernant une personne physique et permettant de l’identifier, directement ou indirectement. Les documents écrits, les images, les vidéos et les enregistrements audio peuvent tous contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités professionnelles, l’AGENCE ou le COURTIER peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, la date de naissance, des renseignements d’identification, le numéro d’assurance sociale, des renseignements financiers, l’état civil, etc.
L’AGENCE ou le COURTIER recueille, utilise et communique des renseignements personnels avec le consentement de la personne concernée. Pour être valide, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Une personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Toute personne peut retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels par l’AGENCE ou le COURTIER en tout temps. Dans un tel cas, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat par l’AGENCE ou le COURTIER, celui-ci pourrait ne pas être en mesure de donner suite à une demande de service.
L’AGENCE ou le COURTIER est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient dans le cadre de ses activités de courtage immobilier. À cette fin, l’AGENCE ou le COURTIER a adopté une politique de confidentialité ainsi que des politiques et pratiques encadrant la gestion des renseignements personnels, dont l’objectif est de régir leur collecte, leur utilisation, leur communication, leur conservation et leur destruction.
L’AGENCE ou le COURTIER ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités dans le domaine du courtage immobilier. Par exemple, il peut s’agir de renseignements recueillis afin de réaliser une transaction immobilière, d’assurer la tenue de dossiers, de permettre la surveillance de la pratique professionnelle par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) ou pour toute autre fin déterminée par l’AGENCE ou le COURTIER et portée à la connaissance de la personne dont le consentement est requis.
L’AGENCE ou le COURTIER invite les membres de son personnel à expliquer de manière simple et claire à la personne concernée les raisons pour lesquelles ses renseignements personnels sont recueillis et à s’assurer qu’elle les comprend.
Aux fins de la collecte de renseignements personnels, l’AGENCE ou le COURTIER encourage l’utilisation des formulaires normalisés élaborés par l’OACIQ.
L’AGENCE ou le COURTIER peut également recueillir des renseignements personnels verbalement lors d’échanges avec les personnes impliquées dans une transaction ou par l’entremise de divers documents soumis dans le cadre d’une transaction immobilière (documents d’identité, documents financiers, procurations, etc.).
Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, notamment pour détecter et prévenir la fraude ou pour offrir un service à la personne concernée.
L’AGENCE ou le COURTIER peut être tenu de communiquer des renseignements personnels à des tiers, par exemple à des fournisseurs, cocontractants, sous-traitants, mandataires, assureurs (tels que le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [FARCIQ]), professionnels, autres organismes de réglementation ou à l’extérieur du Québec.
L’AGENCE ou le COURTIER peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer des renseignements personnels à un tiers lorsque cette communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’entreprise. Dans un tel cas, l’AGENCE ou le COURTIER conclut un mandat ou un contrat écrit précisant les mesures que le mandataire doit prendre afin d’assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, de garantir que ces renseignements sont utilisés uniquement pour l’exécution du mandat ou du contrat et qu’ils sont détruits à la fin de celui-ci. Le cocontractant doit également s’engager à collaborer avec l’AGENCE ou le COURTIER en cas d’incident de confidentialité.
Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, l’AGENCE ou le COURTIER tient compte de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation et des mesures de protection dont ils bénéficieront à l’extérieur du Québec. L’AGENCE ou le COURTIER ne communiquera des renseignements personnels à l’extérieur du Québec que si son analyse démontre qu’ils bénéficieront d’une protection adéquate dans l’État où ils seront communiqués.
Une fois les fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés atteintes, l’AGENCE ou le COURTIER doit les détruire, sous réserve des délais de conservation prévus par la loi. À cet égard, les obligations professionnelles de l’AGENCE ou du COURTIER exigent la conservation des dossiers pendant une période minimale de six (6) ans suivant leur fermeture définitive.
Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, l’AGENCE ou le COURTIER applique les mesures de sécurité nécessaires afin d’en assurer la confidentialité. Plus précisément, les mesures suivantes s’appliquent :
Retourner à l’agence tous les documents reçus et pertinents à la transaction dans un délai de dix (10) jours suivant leur réception.
Ne rendre publiques que les informations figurant au contrat de courtage ou ayant fait l’objet d’une entente verbale ou écrite entre l’agence/le courtier et le(s) client(s).
Ne discuter ni ne partager aucune information financière concernant le client, sauf avec le notaire instrumentant, à sa demande, dans le cadre de la finalisation de la vente.
Tous les documents sont conservés exclusivement sur le système informatique interne de l’agence, lequel est conforme et approuvé par l’OACIQ, et auquel seuls l’agence et le courtier ont accès.
Tous les documents sont automatiquement supprimés sept (7) ans après la date de création du dossier.
Un incident de confidentialité est tout accès, utilisation ou communication non autorisé de renseignements personnels, leur perte ou toute autre atteinte à leur protection.
L’AGENCE ou le COURTIER a mis en place un protocole de gestion des incidents de confidentialité qui identifie les personnes qui assistent le responsable de la protection des renseignements personnels et précise les actions à entreprendre en cas d’incident. Ce protocole détaille notamment les responsabilités attendues à chaque étape de la gestion d’un incident, y compris les mesures à prendre pour assurer la sécurité des renseignements.
Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l’information, notamment en fournissant des lignes directrices, de la formation et des instructions aux membres du personnel.
Déploie des mesures de protection appropriées afin de réduire le risque d’incident de confidentialité.
Dispose de méthodes normalisées pour la classification et la conservation des documents contenant des renseignements personnels.
Gère les accès physiques et informatiques aux renseignements personnels en fonction de leur sensibilité.
Assure la destruction sécuritaire des renseignements personnels conformément aux directives établies.
Conformément à la Loi, l’AGENCE ou le COURTIER a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels.
Il veille notamment au respect de la présente politique et à sa conformité aux lois applicables. Son nom et ses coordonnées figurent à la section « Droit d’accès, de retrait et de rectification ».
Le responsable assume également la gestion des incidents de confidentialité et traite les demandes d’accès, de rectification et les plaintes.
Un membre du personnel de l’AGENCE ou le COURTIER ne peut accéder aux renseignements personnels que dans la mesure nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
Toute personne peut demander l’accès à ses renseignements personnels, retirer son consentement ou demander leur rectification.
Pour toute demande ou plainte, veuillez communiquer avec votre courtier ou écrire à info@bhhsquebec.ca.
